Reuniões e Assembleias Digitais: procedimentos de validade

A tecnologia, a rapidez do mundo e a falta de tempo, seguidos da necessidade de se fazer presente, trouxeram novas formas de comportamento, novos veículos de informação e claro, novas regras e procedimentos.

Foi preciso encarar os novos modelos de relacionamento e dar às reuniões e assembleias empresarias a validade e segurança jurídica necessárias para serem executas na forma digital.

Em razão desta latente necessidade, o DREI (Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração) regulamentou a participação e votação a distância em reuniões e assembleias das sociedades limitadas.

Devido relevância das reuniões e assembleias, mas principalmente pela exigência em se fazer cumprir o procedimento nos limites legais, considerei válido compartilhar com vocês alguns pontos sobre a regulamentação das reuniões e assembleias digitais.

Em primeiro lugar devemos compreender que reuniões ou assembleias digitais são aquelas em que os sócios podem participar e votar somente a distância, sem local físico existente para a realização.

A seguir pontuarei questões que devem ser observadas quando houver a realização destes encontros digitais:

• Formas de participação e votação a distância: podem ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distancia ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

• Formalidades prévias: o instrumento de convocação deve informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será em ambiente digital, detalhando como os sócios podem participar e votar a distância.

• Critérios para presença: considera-se presente na reunião ou assembleia digital o sócio cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade;

• Participação a distância: este item possui inúmeras considerações, dentre elas:

1. sobre a utilização do sistema eletrônico e quais garantias este deve fornecer aos participantes (segurança, registro de presença dos sócios, possibilidade de visualização de documentos, gravação integral do evento, etc.);

2. sobre o boletim de voto a distância e seus requisitos para que seja considerado legalmente válido, regras sobre a descrição do conteúdo, procedimento de envio e recepção.

• Assinaturas da ata e dos livros: poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os sócios presentes.

• Arquivamento da ata: para fins de registro, a cópia da ata de reunião ou assembleia digital, deverá preencher os mesmos requisitos legais se presencial fosse.

Um item que não pode ser negligenciado é a forma como as assinaturas serão feitas. As assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

E para fechar (algumas) informações a respeito do tema, frisa-se que a sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável a ação que vise extingui-la.

Pois bem, ficou claro que não basta abrir uma "simples vídeo chamada". Para que haja segurança jurídica tanto para a sociedade quanto para os sócios, é essencial que o rito, os procedimentos legais, sejam atendidos.

Lembrando que, apesar de a reunião ou assembleia acontecer em ambiente digital, esta não está desobrigada de seguir o trâmite de registro da ata na junta comercial de sua cidade.

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